1. Prüfen Sie die tatsächlich verwendeten Formulare
Sammeln Sie gültige Checklisten, Aufzeichnungen und Arbeitsanweisungen. Notieren Sie für jedes Formular Zweck, Einsatzort, Häufigkeit gemäß Ihrem Verfahren und prüfende Person. Kennzeichnen Sie Duplikate und unklare Felder, damit diese vor der Einrichtung geklärt werden.
Sind Arbeitsregeln unklar, stimmen Sie sie zunächst im Rahmen einer HACCP-Beratung ab. Ein digitales Formular sollte einem festgelegten Verfahren folgen. Eine unklare Tabelle in eine Anwendung zu übertragen lässt das Problem für die Beschäftigten bestehen.
2. Stimmen Sie Gerätebezeichnungen und Zuständigkeiten ab
Erstellen Sie eine Liste der überwachten Betriebe, Räume und Geräte. Verwenden Sie Bezeichnungen, die das Team am Arbeitsplatz leicht erkennt. Legen Sie für jede Kontrolle Durchführung, Prüfung und Meldung von Abweichungen fest. Berücksichtigen Sie auch Vertretungen bei Abwesenheit und Schichtwechsel.
3. Schulen Sie anhand einer konkreten Aufgabe
FS App ist für Smartphones, Tablets und Computer ausgelegt. Prüfen Sie bei der Einführung das tatsächlich genutzte Gerät, den Zugang und die Verständlichkeit der Checkliste. Gehen Sie den gesamten Ablauf durch: Gerät finden, Ergebnis eintragen, Aufzeichnung prüfen und das Vorgehen bei Abweichungen erklären.
Vereinbaren Sie auch ein Ersatzverfahren, falls ein Eintrag gerade nicht möglich ist. Die verantwortliche Person sollte wissen, wie die Aufzeichnung gesichert und später übertragen wird, einschließlich der tatsächlichen Kontrollzeit und einer Erklärung für die verspätete Eingabe.
4. Beginnen Sie mit einem klar begrenzten Umfang
Wählen Sie für die erste Prüfung einen Standort oder eine Gruppe von Aufzeichnungen. Vereinbaren Sie Startdatum und maßgebliche Aufzeichnung während des Übergangs, damit keine widersprüchlichen Versionen entstehen. Führen Sie alle anderen erforderlichen Kontrollen nach dem bestehenden System fort.
Prüfen Sie nach einem vereinbarten Zeitraum die Einträge und Rückmeldungen. Korrigieren Sie unklare Bezeichnungen, Aufgabenverteilungen oder Anweisungen, bevor Sie den Umfang erweitern. Die Dauer hängt vom Umfang und der Vorbereitung des Teams ab.
5. Verbinden Sie tägliche Einträge mit regelmäßiger Prüfung
Legen Sie fest, wann die verantwortliche Person Vollständigkeit, offene Korrekturmaßnahmen und wiederkehrende Abweichungen prüft. Erstellen Sie einen Bericht für einen ausgewählten Zeitraum und prüfen Sie, ob Kontrollen und Maßnahmen daraus nachvollziehbar sind.
So wird digitales HACCP mit FS App Teil der täglichen Betriebsführung. Bereiten Sie für die Präsentation Beispielformulare und eine Geräteliste vor. Diese bilden eine gute Grundlage für die Einrichtung und Schulung Ihres Teams.