Zabilježite jedan uobičajen radni period
Odaberite proces koji se redovno ponavlja: pripremu izvještaja, predaju radnog naloga ili promjenu ponude na ekranima. Zapišite ko učestvuje, gdje podaci nastaju, gdje se ponovo unose i na kojem koraku posao najčešće čeka. Uključite i osobu koja zadatak obavlja i osobu koja koristi rezultat.
Poređenje ima više smisla kada su periodi slični po obimu posla. Zabilježite broj naloga, lokacija ili kontrola, kao i neuobičajene okolnosti. Sedmicu s mnogo više posla nemojte porediti s mirnijom samo na osnovu ukupnog vremena.
Četiri pokazatelja za početak
Za početak odaberite dva ili tri pokazatelja koji odgovaraju vašem problemu. Dogovorite ko ih prati i šta se tačno računa, da biste prije i poslije uvođenja mjerili istu stvar.
Vrijeme do upotrebljivog izvještaja
Pratite koliko traje prikupljanje podataka, provjera i priprema izvještaja za isti obim posla. Time obuhvatate i vrijeme traženja dokumenata i pojašnjenja, koje često ostane nevidljivo.
Udio zapisa koji traže dopunu
Broj zapisa kojima nedostaje obavezni podatak podijelite ukupnim brojem pregledanih zapisa. Koristite ista pravila potpunosti u oba perioda. Tako rast broja poslova neće sam po sebi izgledati kao pad kvaliteta.
Otvoreni zadaci nakon dogovorenog roka
Pregledajte koliko zadataka ostaje otvoreno i koliko dugo čekaju. Uz broj je važno znati razlog: nedostaje informacija, nije jasna odgovornost ili postoji operativna prepreka koju treba riješiti.
Broj ponovnih unosa istog podatka
Pratite put jednog podatka od nastanka do izvještaja. Svako ručno prepisivanje između papira, poruke i tabele označite kao poseban korak. Zatim provjerite koji su koraci nakon digitalizacije zaista nestali.
Povežite pokazatelj s odgovarajućim rješenjem
Kod FS Appa možete procjenjivati organizaciju evidencija i pripremu pregleda. U SanPest Platformi razgovor može početi putem radnog naloga od terena do administracije. Kod VisioCasta koristan pokazatelj je vrijeme potrebno da se odobrena ponuda ažurira na odabranim ekranima.
Ovo su prijedlozi za praćenje vašeg rada. Način prikupljanja svakog pokazatelja treba posebno dogovoriti; nemojte pretpostaviti da svaki sistem automatski izračunava sve navedene vrijednosti.
Rezultat pretvorite u sljedeće poboljšanje
Ako izvještaj nastaje brže, ali podaci i dalje traže mnogo dopuna, naredni korak može biti jasniji obrazac ili dodatna obuka. Ako su zapisi potpuni, a zadaci kasne, pregledajte raspodjelu odgovornosti i raspoložive kapacitete. Brojevi su najkorisniji kada pokrenu konkretan razgovor s timom.
S-Consulting Group polazi od procesa, podataka i odgovornih osoba pri izboru platforme ili razvoju rješenja po mjeri. Za prvi razgovor pripremite jedan ponavljajući problem i primjer dokumenta koji ga prati. Iz toga je lakše odrediti šta treba promijeniti i kako ćete prepoznati napredak.