Erfassen Sie einen typischen Arbeitszeitraum
Wählen Sie einen wiederkehrenden Prozess: einen Bericht erstellen, einen Arbeitsauftrag übergeben oder Bildschirmangebote ändern. Notieren Sie Beteiligte, Datenquellen, erneute Eingaben und typische Wartezeiten. Beziehen Sie sowohl die ausführende Person als auch die Person ein, die das Ergebnis nutzt.
Vergleiche sind aussagekräftiger bei ähnlichem Arbeitsumfang. Erfassen Sie die Anzahl der Aufträge, Standorte oder Kontrollen sowie ungewöhnliche Umstände. Vergleichen Sie eine deutlich arbeitsreichere Woche nicht allein anhand der Gesamtzeit mit einer ruhigen Woche.
Vier Kennzahlen für den Anfang
Beginnen Sie mit zwei oder drei Kennzahlen, die zu Ihrem Problem passen. Legen Sie Zuständigkeit und genaue Definition fest, damit Sie vor und nach der Einführung dasselbe messen.
Zeit bis zum nutzbaren Bericht
Erfassen Sie die Zeit für Datensammlung, Prüfung und Berichtserstellung bei gleichem Arbeitsumfang. So berücksichtigen Sie auch die oft übersehene Suche nach Unterlagen und Rückfragen.
Anteil ergänzungsbedürftiger Aufzeichnungen
Teilen Sie die Zahl der Aufzeichnungen mit fehlenden Pflichtangaben durch die Gesamtzahl der geprüften Aufzeichnungen. Verwenden Sie in beiden Zeiträumen dieselben Vollständigkeitsregeln. So erscheint ein höheres Arbeitsvolumen nicht automatisch als Qualitätsverlust.
Offene Aufgaben nach dem vereinbarten Termin
Prüfen Sie Anzahl und Wartezeit offener Aufgaben. Neben der Zahl ist die Ursache wichtig: fehlende Angaben, unklare Zuständigkeit oder ein betriebliches Hindernis, das gelöst werden muss.
Anzahl erneuter Eingaben derselben Daten
Verfolgen Sie eine Angabe von ihrer Entstehung bis zum Bericht. Zählen Sie jede manuelle Übertragung zwischen Papier, Nachricht und Tabelle als eigenen Schritt. Prüfen Sie anschließend, welche Schritte durch die Digitalisierung tatsächlich entfallen sind.
Verbinden Sie die Kennzahl mit der passenden Lösung
Bei FS App können Sie die Ordnung der Aufzeichnungen und die Vorbereitung von Prüfungen bewerten. Bei SanPest Platform bietet sich der Weg eines Arbeitsauftrags vom Außendienst zur Verwaltung an. Für VisioCast ist die Zeit zur Aktualisierung eines freigegebenen Angebots auf ausgewählten Bildschirmen eine mögliche Kennzahl.
Dies sind Vorschläge zur Beobachtung Ihrer Abläufe. Vereinbaren Sie für jede Kennzahl gesondert, wie sie erfasst wird. Setzen Sie nicht voraus, dass jedes System sämtliche genannten Werte automatisch berechnet.
Leiten Sie aus den Ergebnissen die nächste Verbesserung ab
Entstehen Berichte schneller, benötigen die Daten aber weiterhin viele Ergänzungen, können klarere Formulare oder Schulungen helfen. Sind Aufzeichnungen vollständig, Aufgaben aber verspätet, prüfen Sie Zuständigkeiten und Kapazitäten. Kennzahlen sind besonders nützlich, wenn sie ein konkretes Teamgespräch anstoßen.
S-Consulting Group betrachtet Prozesse, Daten und Zuständigkeiten bei der Plattformwahl oder der Entwicklung einer individuellen Lösung. Bereiten Sie für ein erstes Gespräch ein wiederkehrendes Problem und ein zugehöriges Dokument vor. Daraus lassen sich Änderungsbedarf und erkennbare Fortschritte leichter ableiten.