Wie lassen sich Inhalte auf Bildschirmen an 10, 50 oder 100 Standorten verwalten?

Die Komplexität wächst mit der Zahl der Kombinationen. Ein Unternehmen kann verschiedene Standortformate, mehrere Bildschirme in demselben Objekt, lokale Angebote und Kampagnen haben, die nicht überall am selben Tag beginnen. Wird jede Änderung als E-Mail-Anhang versendet, verliert die Zentrale schnell den Überblick darüber, wer die richtige Datei übernommen hat.

Betrachten Sie das Netzwerk daher als operatives System und nicht als Ansammlung von Fernsehern. Jeder Standort, jeder Bildschirm, jede Kampagne und jeder Zeitraum sollte darin eindeutig verortet sein. Erst dann kann eine routinemäßige Änderung einmal vorgenommen und exakt auf den ausgewählten Teil des Netzwerks angewendet werden.

Vor der zentralen Veröffentlichung muss ein genaues Verzeichnis angelegt werden. Die Bezeichnung „Bildschirm 1“ reicht nicht aus, wenn sie in fünfzig Objekten vorkommt. Eine nützlichere Bezeichnung nennt Stadt, Standort und Position, beispielsweise Eingang, Kasse, Menü oder Personalbereich. So versteht die kampagnenverantwortliche Person, wo die Botschaft erscheinen wird.

Anschließend werden die Standorte nach dem tatsächlichen geschäftlichen Bedarf gruppiert: Region, Standorttyp, Marke, Öffnungszeiten oder Verfügbarkeit eines bestimmten Angebots. Die Gruppen sollten nicht komplizierter sein, als es der Prozess erfordert, müssen aber präzise genug sein, um die Anzeige irrelevanter Inhalte zu verhindern.

In einem strukturierten Prozess stellt die Zentrale zunächst das genehmigte Material bereit. Anschließend wählt sie die vorgesehenen Standorte oder Bildschirmgruppen aus, legt Zeitraum und Wiedergabezeiten fest und veröffentlicht den Zeitplan. Die Inhalte werden nach diesem Plan angezeigt; danach werden die verfügbaren Statusinformationen und der Umsetzungsbericht geprüft.

Dieser Ablauf ist wichtig, weil er fünf Entscheidungen voneinander trennt, die bei manueller Arbeit häufig vermischt werden: Was wird angezeigt, wo wird es angezeigt, wann beginnt und endet die Anzeige und wer prüft die Umsetzung? Bleibt eine dieser Entscheidungen ausschließlich in einer privaten Nachricht, wird die spätere Überprüfung schwierig.

Eine Einzelhandelskette kann Standorte mit einem bestimmten Sortiment gezielt auswählen. Tankstellen können zwischen Autobahnstandorten und innerstädtischen Standorten unterscheiden. Apotheken können eine Servicebotschaft ausschließlich an Standorten ausspielen, an denen die Dienstleistung verfügbar ist, während ein Hotel Inhalte für Rezeption, Restaurant und Konferenzbereich voneinander trennen kann.

Segmentierung verringert die Zahl irrelevanter Botschaften, erfordert jedoch Disziplin bei der Datenpflege. Ist eine Standortgruppe nicht aktuell, liefert auch der präziseste Zeitplan kein gutes Ergebnis. Änderungen am Standortformat oder die Außerbetriebnahme eines Bildschirms müssen daher einer verantwortlichen Person zugeordnet sein und einem einfachen Aktualisierungsverfahren folgen.

Auf demselben Bildschirm treffen häufig reguläre Kommunikation, kurzfristige Aktionen und dringende Mitteilungen zusammen. Im Voraus sollte festgelegt werden, welche Botschaft Vorrang hat, wie lang die gesamte Programmschleife ist und wie häufig einzelnes Material erscheint. Ohne diese Regel werden Kampagnen lediglich ergänzt und die wichtige Botschaft verschwindet in einer zu langen Liste.

Auch der Zeitpunkt der Deaktivierung sollte eingeplant werden. Ein Angebot, das am Sonntag endet, sollte nicht bis Montagmorgen warten, bis es jemand manuell entfernt. Ein automatisiertes Ende verringert das Risiko veralteter Inhalte und entlastet das Team von wiederkehrenden Erinnerungen.

Das Marketing kann die Kampagne vorbereiten, der Vertrieb das Angebot bestätigen und das operative Team die Standorte auswählen. Entscheidend ist nicht, dass eine Person alles erledigt, sondern dass vor der Veröffentlichung eindeutig feststeht, wer die letzte Entscheidung trifft. Die Systemzugriffe sollten den Rollen entsprechen, insbesondere wenn lokale Teams eigene Materialien veröffentlichen dürfen.

Standorte benötigen einen eindeutigen Kanal zur Meldung von Problemen: falsche Inhalte, einen ausgeschalteten Bildschirm, geänderte Öffnungszeiten oder Material, das an der jeweiligen Position nicht lesbar ist. Eine telefonische Nachricht ohne Angabe von Standort und Bildschirm liefert nicht genügend Informationen für eine schnelle Lösung.

Material, das auf einem Laptop gut aussieht, muss auf einem mehrere Meter entfernten Bildschirm nicht lesbar sein. Für das Netzwerk sollten Auflösungen, horizontale oder vertikale Ausrichtung, zulässige Formate und empfohlene Videolängen vereinbart werden. Vorlagen reduzieren den Korrekturaufwand und erleichtern externen Partnern die Arbeit.

Auch das Verhalten bei nicht verfügbarem Gerät oder fehlender Verbindung muss geplant werden. Das System kann einen Status anzeigen, doch das Unternehmen muss festlegen, wer reagiert, wie dringend das Problem ist und ob genehmigte Ersatzinhalte vorhanden sind. Ein technischer Vorfall ist unterschiedlich zu bewerten, je nachdem, ob ein Informationsbildschirm im Flur oder das Hauptmenü über der Kasse ausgefallen ist.

Die Zahl der Standorte ist nicht das einzige Kriterium. Art der Inhalte, Änderungsgeschwindigkeit und Rolle der Bildschirme bestimmen, wie das Netzwerk organisiert werden sollte.

Ein sinnvoller Einstieg ist ein Pilotprojekt an mehreren unterschiedlichen Standorten, nicht nur am nächstgelegenen. So lassen sich Formate, Verbindung, Verantwortlichkeiten und Meldewege für Probleme prüfen. Nach dem Pilotprojekt sollte dokumentiert werden, was vor der Einbindung der nächsten Bildschirmgruppe geändert wird.

Eine schrittweise Einführung bedeutet nicht, dass für jede Phase andere Regeln gelten sollten. Namen, Gruppen, Vorlagen und Rollen werden von Beginn an so eingerichtet, dass sie 10, 50 oder 100 Standorte abdecken können. So lässt sich eine spätere Umbenennung des gesamten Netzwerks vermeiden.

VisioCast führt Inhalte, Bildschirme, Standorte und Zeitpläne in einem Prozess zusammen. Für ein Unternehmen mit mehreren Standorten liegt der größte Nutzen dieses Ansatzes in der Übersicht: Eine Kampagne endet nicht mit dem Versand einer Datei, sondern mit der Prüfung, ob sie im vorgesehenen Netzwerk und Zeitraum veröffentlicht wurde.

Vor einer Präsentation empfiehlt es sich, eine Liste der Standorte, Zahl und Zweck der Bildschirme, typische Kampagnen und das derzeitige Freigabeverfahren vorzubereiten. So kann sich das Gespräch am tatsächlichen Arbeitsablauf statt an einer allgemeinen Funktionsliste orientieren. Wenn Sie diesen Kanal erst in Betracht ziehen, lesen Sie zunächst Was ist Digital Signage?.