Was ist Digital Signage und wie wird es an Standorten eingesetzt?

Digital Signage ist ein organisiertes System zur Darstellung digitaler Inhalte auf Bildschirmen in physischen Räumen. Üblicherweise verbindet es einen Bildschirm, ein Wiedergabegerät und eine Plattform, über die festgelegt wird, was wo und in welchem Zeitraum angezeigt wird. Als Inhalte kommen Bilder, Videos, Menüs, Preislisten, Hinweise, Zeitpläne oder Kombinationen mehrerer Elemente infrage.

Das wichtigste Wort ist „organisiert“. Ein einzelner Bildschirm mit einer Botschaft lässt sich manuell verwalten. Soll dieselbe Kampagne am Montagmorgen an zehn Standorten erscheinen und am Freitagabend automatisch enden, wird ein System benötigt, das die Inhalte mit Standorten und Wiedergabezeiten verknüpft.

Ein Fernseher mit USB-Gerät kann für einen einzelnen Bildschirm ausreichen, dessen Inhalte sich nur selten ändern. Das Problem beginnt, wenn Mitarbeitende jeden Bildschirm physisch aufsuchen, die richtige Datei finden, die alte Version ersetzen und die Wiedergabe prüfen müssen. Bereits bei wenigen Standorten lässt sich nur schwer feststellen, ob jeder Bildschirm aktuelles Material anzeigt.

Eine manuelle Vorgehensweise erschwert auch die Deaktivierung abgelaufener Angebote. Verbleibt eine Datei auf einem USB-Gerät, kann ein Standort weiterhin einen falschen Preis oder eine veraltete Kampagne anzeigen. Digital Signage beseitigt nicht die Notwendigkeit guter Inhalte, reduziert jedoch einen großen Teil der manuellen Verteilung und Versionskontrolle.

Zentrale Verwaltung bedeutet, dass eine autorisierte Person über eine einzige Benutzeroberfläche Inhalte für Bildschirme an verschiedenen Standorten bereitstellt. Statt Dateien per E-Mail und die Nachricht „Bitte ab morgen abspielen“ zu versenden, wählt die Zentrale das Material, die Zielbildschirme und den Wiedergabezeitraum aus.

Das bedeutet nicht, dass jeder Standort identische Inhalte anzeigen muss. Bildschirme können nach Stadt, Standortformat, Abteilung, Marke oder Bildschirmfunktion gruppiert werden. So behält die Zentrale die Kontrolle über die Kampagne, während die Inhalte weiterhin zum lokalen Kontext passen können.

Der Nutzen des Systems wird sichtbar, wenn ein Unternehmen nicht alles an alle senden möchte. Ein nur in Sarajevo verfügbares Angebot sollte nicht in einer anderen Stadt angezeigt werden. Ein Standort mit Drive-in-Service kann eine andere Botschaft benötigen als ein Standort in einem Einkaufszentrum. Ein interner Bildschirm für Mitarbeitende sollte nicht dieselben Inhalte zeigen wie ein kundenorientierter Bildschirm.

Eine gute Struktur beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Standorte und Bildschirme. Jeder Bildschirm sollte einen verständlichen Namen tragen, einem Standort zugeordnet sein und einen definierten Zweck haben. Erst dann wird die Auswahl der Zielgruppe einfach und das Risiko geringer, dass eine Kampagne am falschen Ort erscheint.

Ein Inhalt ohne Zeitplan ist nur eine Datei. Eine Kampagne erhält operativen Sinn, wenn sie ein Startdatum, ein Enddatum, Standorte und Wiedergabezeiten hat. Ein Aktionsangebot kann sieben Tage aktiv sein, ein Menü kann sich je nach Tageszeit ändern und ein Servicehinweis kann enden, sobald die Arbeiten abgeschlossen sind.

Ein Zeitplan ist auch für die Verantwortlichkeiten wichtig. Das Team kann die folgende Woche im Voraus vorbereiten, Überschneidungen prüfen und vermeiden, von einer Person abhängig zu sein, die an das manuelle Aktivieren oder Deaktivieren eines Inhalts denken muss. Die Häufigkeit sollte dennoch angemessen geplant werden: Zu viele Botschaften in einer kurzen Schleife können dazu führen, dass Kunden die wichtigste nicht sehen.

Der Verwendungszweck hängt von Raum und Publikum ab. Bevor ein Bildschirm ausgewählt wird, ist es sinnvoller zu definieren, welches Problem die Botschaft lösen soll: Kunden bei der Auswahl unterstützen, ein Angebot bekannt machen, die Erklärung einer Dienstleistung verkürzen oder Mitarbeitenden operative Informationen vermitteln.

Eine zentrale Plattform erleichtert die Verteilung, dennoch muss festgelegt werden, wer das Material vorbereitet, wer es genehmigt und wer die Termine prüft. Ohne diese Vereinbarung kann das System lediglich die falsche Datei schneller verbreiten. Sinnvoll sind einfache Regeln für Dateinamen, Abmessungen, Videolängen und die Verantwortlichkeit für Kampagnen.

Vor der Veröffentlichung sollten Lesbarkeit, Verhältnis zwischen Bild und Bildschirm, Richtigkeit des Angebots und Dauer der Botschaft geprüft werden. Nach der Veröffentlichung ist zwischen dem Nachweis, dass ein Inhalt versendet oder wiedergegeben wurde, und der Behauptung zu unterscheiden, eine bestimmte Zahl von Menschen habe ihn gesehen. Dabei handelt es sich nicht um dieselbe Art von Daten.

Für einen einzelnen Bildschirm, dessen Inhalt sich nur einige Male im Jahr ändert, kann eine manuelle Lösung vollkommen ausreichen. Ein System wird sinnvoll, wenn Änderungen regelmäßig wiederkehren, mehrere Standorte vorhanden sind, verschiedene Bildschirme unterschiedliche Botschaften benötigen oder der Kampagnenzeitraum präzise gesteuert werden muss.

Vor einer Investition sollten Sie Bildschirme, Internetverbindungen, Inhaltsarten und verantwortliche Personen erfassen. Diese Übersicht zeigt, ob das Unternehmen lediglich eine strukturiertere Veröffentlichung oder einen vollständigen Prozess für die Kampagnenplanung benötigt. Einen tieferen Einblick in die Verwaltung eines größeren Netzwerks bietet der Beitrag Wie Sie Bildschirme an mehreren Standorten verwalten.

VisioCast ist die Lösung der S-Consulting Group für die zentrale Verwaltung digitaler Bildschirme, Inhalte, Standorte und Zeitpläne. Ihre Aufgabe besteht nicht darin, einen Fernseher „digital“ zu machen, sondern den Verantwortlichen für ein Bildschirmnetzwerk einen übersichtlicheren Prozess von der Kampagnenvorbereitung bis zur Veröffentlichung zu ermöglichen.

Die beste Ausgangsfrage lautet nicht, wie viele Funktionen die Plattform bietet, sondern wie eine Veröffentlichung heute entsteht: Wer sendet die Datei, wer wählt die Standorte aus, wer legt den Zeitraum fest und wie wird die Umsetzung überprüft? Ausgehend von diesem Prozess lässt sich ein realistischer Einführungsplan ohne unnötige Komplexität entwickeln.